Joukkueen taloudenhoidon tulee olla läpinäkyvää, ennalta sovittua sekä lakien ja asetusten mukaista. Seura antaa talouden ja kirjanpidon hoitamiseen ohjeet, joita joukkueen taloudenhoitaja noudattaa. Taloudenhoitaja valitaan tehtäväänsä vanhempainpalaverissa yhdeksi kaudeksi kerrallaan.

Joukkueen talousarvio

Taloudenhoitaja laatii yhdessä joukkueenjohtajan kanssa joukkueen talousarvion, jonka vanhempainkokous hyväksyy. Budjetti laaditaan seuran budjettipohjalle ja hyväksytty budjetti toimitetaan seuralle 1.12. mennessä. Talousarviosta tulee selvitä koko tulevan kauden kulut yhtä pelaajaa kohden sekä kuukausittainen kustannus yhdelle pelaajalle.

Joukkueen talouden seuraaminen

Joukkueen talouden seuraaminen on taloudenhoitajan tehtävä. Hän myös raportoi joukkueen vanhempainpalavereissa rahojen käytöstä.

Laskut – osto- ja myyntilaskutus

Joukkue on vastuussa omasta laskutuksestaan. Kaikki joukkueelle tulevat laskut vastaanotetaan seuran yhteiseen ostoreskontraan Netvisoriin joko verkkolaskuina tai pdf-skannauspalvelun kautta. Seurasihteeri käy läpi ostoreskontraan saapuvat laskut ja asettaa ne tarkastuskiertoon joukkueen toimihenkilöille. Jokaiselle laskulle valitaan yksi tarkastaja (taloudenonhoitaja) ja hyväksyjä (joukkueenjohtaja) sen mukaan, mille joukkueelle lasku kuuluu.

Joukkueen joukkueenjohtajan ja taloudenhoitajan tehtävänä on tarkastus- ja hyväksyntävaiheessa käydä lasku läpi, tarkistaa sen oikeellisuus ja tarkistaa, että kyseessä oleva lasku kuuluu kyseiselle joukkueelle. Kun joukkueenjohtaja ja taloudenhoitaja ovat laskun tarkastaneet ja hyväksyneet, antavat he valtuutuksen laskun maksamiselle seuran tililtä. Samalla kun lasku on hyväksytty, kirjautuu se kuluksi joukkueen omalle kustannuspaikalle. Ostolaskujen maksatuksesta vastaa seuran toiminnanjohtaja.

Kaikki joukkueen myyntilaskut tehdään Jopoxissa. Tehdyt laskut ohjautuvat automaattisesti Visman maksuvalvontajärjestelmään. Visma hoitaa maksuvalvonnan, mahdolliset maksumuistutukset ja tarvittaessa perintätoimet seuran puolesta. Mikäli laskulle halutaan lisää maksuaikaa, laskun saajan on oltava yhteydessä joukkueenjohtajaan tai seurasihteeriin ennen laskun erääntymistä. Maksukehotuksen jälkeen laskutukseen liittyvät asiat hoidetaan suoraan Visman kanssa (yhteystiedot laskulla). On tärkeää maksaa lasku aina laskulla näkyvälle pankkitilille ja käyttäen laskun viitenumeroa.

Joukkueelle tulevien laskujen ennakointi on tärkeää, jotta tarvittavat maksut ehditään laskuttaa ajoissa pelaajilta. Joukkue voi laskuttaa säännöllisesti kuukausimaksua, jonka suuruuden vanhempainkokous on hyväksynyt. Mikäli maksua joudutaan tarkistamaan kesken kauden, tulee muutos hyväksyttää vanhempainkokouksessa.

Taloudenhoitajan opas